Werkkostenregeling

Samenvatting
De werkkostenregeling regelt onbelaste vergoedingen en verstrekkingen door de werkgever aan het personeel. De regeling gaat in per 1 januari 2011 en is vanaf 1 januari 2014 voor iedere werkgever verplicht en kan tot die tijd door werkgevers vrijwillig toegepast worden. De ondernemingsraad kan op grond van zijn overleg- en initiatiefrecht (artikel 23 Wor) het onderwerp op de agenda van de OV plaatsten en voorstellen doen.

Voor 2011, 2012 en 2013 mag een werkgever elk jaar opnieuw bepalen of hij de werkkostenregeling toepast. Maakt hij geen gebruik van deze nieuwe regeling dan gelden de huidige regels en afspraken over onbelaste vergoedingen en verstrekkingen aan het personeel. Vanaf 1 januari 2014 is de regeling voor iedere werkgever verplicht. 

Wat houdt de regeling in?

• Er mag een vrije ruimte (anders genoemd: forfaitaire ruimte of budget) van 1,4% van de totale brutoloonsom van een bedrijf of organisatie door de werkgever besteed worden aan belastingvrije vergoedingen en verstrekkingen aan zijn werknemers.
• Deze vergoedingen en verstrekkingen moeten onder het loonbegrip vallen.
• Geeft een werkgever meer uit dan de vrije ruimte toestaat dan betaalt hij over dat meerdere een eindheffing van 80% loonbelasting.
• De werkgever maakt een keuze of hij de vergoeding of verstrekking van “loon” onderbrengt in de onbelaste vrije ruimte; bijvoorbeeld als een gedeelte van de kantinelunch door de werkgever wordt betaald, dan is dat gedeelte “loon” en kan de werkgever dit in de vrije ruimte onderbrengen en onbelast vergoeden of hij behandelt het als loon, waarover dan gewoon loonbelasting betaald wordt.
• Deze keuze, loon of vrije ruimte, moet de werkgever maken voordat hij de vergoeding betaalt of de verstrekking geeft; dit moet blijken uit zijn (financiële- en loon)administratie.
• De werkgever moet goed bijhouden wanneer de vrije ruimte besteed is om te kunnen bepalen waarover hij 80% eindheffing moet betalen.
• Voor sommige zaken die onder het loonbegrip vallen geldt een “gerichte vrijstelling” of een “nihilwaardering”, waarmee ze buiten de vrije ruimte vallen en sowieso onbelast vergoed of verstrekt mogen worden.

Wat valt buiten de vrije ruimte?
Naast de vrije ruimte zijn er gerichte vrijstellingen voor zaken vallend onder het loonbegrip die sowieso onbelast aan het personeel vergoed of verstrekt mogen worden. Bijvoorbeeld een reiskostenvergoeding tot € 0,19 per km. Echter “bovenmatige” gerichte vrijstellingen (vergoeding boven de € 0,19) moet de werkgever wel weer aanwijzen als loon of onderbrengen in de vrije ruimte.

Sommige, als loon in natura verstrekte zaken zoals een mobiele telefoon, waardeert de belastingdienst op “nihil” en gaan (ook) niet ten koste van de vrije ruimte.

Verder zijn er nog de onbelaste “intermediaire vergoedingen” die niet onder het loonbegrip vallen en sowieso geen onderdeel zijn van de werkkostenregeling.

Leaseauto en werkkostenregeling
Een auto van de zaak of leaseauto die ter beschikking wordt gesteld aan de werknemer, valt niet onder de werkkostenregeling en de huidige wettelijke regels daarvoor blijven (ook na 2011) gelden. De werkgever heeft hier geen keuze om een en ander onder te brengen in de vrije ruimte. 

Wat valt binnen de vrije ruimte?
Voorbeelden van zaken die onbelast in de vrije ruimte kunnen worden gebracht zijn verstrekking van een fiets, reiskostenvergoedingen boven de € 0,19, bedrijfsfitness, contributie personeelsvereniging en vakbond, kerstpakketten, kosten verbonden aan thuiswerken, werkkleding dat mee naar huis gaat en geschikt is om privé te dragen.

Voordelen werkkostenregeling?
De financiële en loonadministratie wordt iets eenvoudiger, omdat een werkgever niet per personeelslid hoeft bij te houden wat hij onbelast vergoed of verstrekt. Hij kan volstaan met een totale schatting aan vergoedingen en verstrekkingen en het personeel hoeft geen bonnen te bewaren. Of het voor een werkgever financieel voordeliger is dan de huidige regelgeving van onbelaste vergoedingen en verstrekkingen zal hij zelf moeten berekenen.

Overleg- en initiatiefrecht OR
Tot 2014 kan de werkgever kiezen om de werkkostenregeling al dan niet toe te passen. Voor de (verplichte) invoering zal de werkgever een inventarisatie maken van de gevolgen voor de loonkosten. Mogelijk kan de werkgever met de nieuwe regeling veel minder onbelast vergoeden en verstrekken waardoor hij bepaalde arbeidsvoorwaarden wil gaan versoberen of afschaffen of een eigen bijdrage van zijn personeel gaat vragen. De OR doet er verstandig aan zich hierop goed voor te bereiden en de werkkostenregeling als agendapunt ter bespreking in de overlegvergadering te brengen. Artikel 23 Wor regelt het overleg- en initiatiefrecht van de OR. Als een en ander in een Cao staat geregeld, zal de werkgever in overleg moeten met de vakbond. 

De OR kan voor de vergoedingen en verstrekkingen die niet bij Cao geregeld zijn het voortouw nemen door een standpunt te bepalen en met eigen voorstellen te komen, over:

• In hoeverre de werkgever financiële ruimte heeft om bij te dragen aan vergoedingen en verstrekkingen en in hoeverre bestaande afspraken die onder de vrije ruimte gebracht kunnen worden, kunnen blijven bestaan?
• Als er versoberd of geschrapt moet worden welke keuzes worden dan gemaakt? Wordt de vrije ruimte besteed aan reiskostenvergoedingen en is dan de koek op? Dat zou kunnen betekenen dat er geen fietsen meer kunnen worden verstrekt, de onbelaste contributie voor de PV vervalt en ook het kerstpakket?

Zie ook “OR aan de slag met de werkkostenregeling”!

Gehanteerde begrippen
brutoloon = alles wat de werknemer ontvangt voor gedane arbeid.
loon in natura = voorzieningen die niet als geld aan de werknemer verstrekt worden, maar wel onder het loonbegrip vallen zoals een pc, koffie&thee, mobiele telefoon, laptop, ov-jaarkaart.
vrije ruimte (forfaitaire ruimte of budget) = 1,4% van de totale brutoloonsom wat de werkgever onbelast aan zijn personeel mag vergoeden of verstrekken.
gerichte vrijstellingen = loon en loon in natura dat naast de vrije ruimte onbelast vergoed of verstrekt mag worden, bijv. kostenvergoeding voor woon/werkverkeer, ov-abonnementen, opleidingskosten, outplacementvergoedingen, warme maaltijden bij overwerk.
Nihilwaardering van loon in natura: dit betreft vooral voorzieningen op de bedrijfswerkplek als vaste pc en vaste telefoon, arbo-voorzieningen (als een aangepaste stoel), koffie&thee, werkkleding niet geschikt voor privégebruik, mobiele telefoon, laptop; al deze voorzieningen gaan niet ten koste van de 1,4 % vrije ruimte.
intermediaire vergoedingen = geen loon, maar bedragen die de werknemer in opdracht en voor rekening van de werkgever voorgeschoten heeft, zoals relatiegeschenken, benzinekosten voor werk/werkverkeer, wassen en onderhoudskosten van de auto van de zaak, zakendiners; deze vergoedingen vallen niet onder de werkkostenregeling.
verstrekkingen buiten de arbeidsrelatie = geen loon, maar zaken die de werkgever verstrekt die geen verband houden met het werk dat de werknemer doet, bijvoorbeeld een fruitmand of bloemetje bij ziekte; deze verstrekkingen vallen niet onder de werkkostenregeling. 

Meer informatie: Belastingdienst